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Vida y sociedad

Un método para cumplir todas sus metas de productividad

Por: Financiero 01 Nov 2020

Levante la mano si ya no confía en sí mismo para recordar todo lo que debe hacer. Manténgala así si está tan atrincherado en modo reacción instintiva, que, apenas se presenta una “pequeña tarea rápida” en su mente, deja a un lado lo que está haciendo, y se ocupa de ello inmediatamente, no sea que se le escape de las manos.


Un método para cumplir todas sus metas de productividad
Lea algunos consejos para dominar su atención y evitar la procrastinación

Redacción El Financiero (con información de FastCompany)

Levante la mano si ya no confía en sí mismo para recordar todo lo que debe hacer. Manténgala así si está tan atrincherado en modo reacción instintiva, que, apenas se presenta una “pequeña tarea rápida” en su mente, deja a un lado lo que está haciendo, y se ocupa de ello inmediatamente, no sea que se le escape de las manos.

“Que conste, tengo mi mano bien levantada. Estoy tan paranoico con el olvido de las pequeñas cosas, que interrumpiré un perfecto estado de trabajo profundo, simplemente para incluir la granola en la lista de compras. O enviar un libro al Kindle de mi hija. O alguna otra cosa sin importancia por la que no valga en absoluto que arruine mi ritmo de trabajo. (Ya lo he hecho tres veces hoy)”, dice Sarah Goff-Dupont, una escritora cuyo trabajo ha aparecido en Harvard Business Review, Inc., Huffington Post, así como en publicaciones de la industria.

“Es una trampa en la que fácilmente podemos caer. Nuestras vidas están llenas de distracciones: los mensajes de los compañeros de equipo, la familia, o los compañeros de habitación deambulando por la casa; los eventos actuales, y nuestra ansiedad siempre presente sobre ellos; el meme de moda de internet. A menos que tomemos decisiones deliberadas sobre en qué concentrarnos en un momento dado, es prácticamente imposible hacer algo significativo”, asegura la autora en un artículo de la revista estadounidense Fast Company.

Organizar el tiempo por sí solo no resolverá el problema porque ninguna cantidad de calendarios Tetris podrá alterar la forma en que funciona su cerebro. La pieza que falta es una práctica mental conocida como dominar la atención, el arte de dejar de lado de forma consciente, asuntos triviales, y dirigir nuestro enfoque a cosas más significativas e importantes.

De acuerdo con la autora y entrenadora Maura Thomas, dominar la atención no se trata de eliminar las distracciones. Se trata de ser intencional sobre cómo responder a ellas, específicamente, prestando la mayor atención a las tareas más significativas y de alto impacto. A nivel individual, las tácticas incluyen el escrutinio despiadado de la lista de tareas, crear un ambiente de trabajo que favorezca la concentración y suprimir todos los intentos de multitasking.

La implicación para la productividad y el avance personal, son obvias. Llegar al siguiente nivel en su campo significa abordar problemas complejos y entregar resultados a tiempo, nada de lo cual es posible si su cerebro está haciendo ping-pong por todas partes.

Pero, ¿Se puede escalar? ¿Puede el dominio de la atención beneficiar a los equipos? ¿Es posible aplicar sus principios a nivel organizacional? La respuesta a todas estas preguntas es sí. Para los equipos y las empresas, el enfoque es similar, pero con algunos ajustes en función de la dinámica de grupo que está en juego.

Por qué el dominio de la atención es importante para los equipos

Según los investigadores de la Universidad de Pensilvania, el pensamiento creativo y la resolución de problemas requieren enfoque e imaginación en cantidades iguales. De hecho, sus resultados sugieren que el pensamiento creativo implica ejercer control sobre nuestra imaginación si queremos producir soluciones que sean a la vez novedosas y útiles. Dice un investigador, “Aunque el pensamiento imaginativo puede ayudarnos a generar diferentes soluciones posibles a un problema, es necesario evaluar estas ideas para determinar si realmente funcionan, y revisarlas en consecuencia”.

En otras palabras, ceder a las distracciones es una mala noticia para las personas que tratan de abordar problemas complejos o causar un gran impacto. Y cuando el “modo reactivo” invade a todo un grupo, el problema se agrava.

Para empeorar las cosas, es demasiado fácil usar las ocupaciones como vehículo para la procrastinación. Imagine, por ejemplo, un departamento financiero que ha tomado la decisión, largamente esperada, de cambiar a un estilo ágil de planificación y colaboración. Se trata de un cambio masivo en la forma en que tradicionalmente han organizado sus proyectos, con el trabajo que fluye de los analistas a los actuarios y a los contadores, en orden secuencial (es decir, el estilo “cascada”). Hoy en día, las personas en diferentes funciones estarán haciendo su trabajo en paralelo.

Cómo poner en práctica, a escala, el dominio de la atención

No importa lo bueno que sea su equipo para formular una estrategia o trazar iniciativas audaces, nunca obtendrá los resultados que desea, si todos accidentalmente malgastan su tiempo (¡y energía!) en actividades poco relevantes. La mejor manera de prevenir eso es tomar medidas deliberadas y conscientes como estas:

Mantenerse conectado al “por qué”

Cuando se intenta empujar una gran roca por una colina, en algún momento, (como cuando se sienten calambres en las piernas) uno se pregunta si la recompensa vale realmente todo ese esfuerzo. En ese momento, un agudo sentido del propósito nos ayudará a resistir la tentación de apoyar la roca en su lugar, e ir a recostarnos y ver un video de un gato.

Sea cual sea la “gran roca” del equipo, todos deben tener una comprensión compartida de por qué la están abordando. Si aún no es así, en la próxima reunión de equipo o proyecto, se deben dedicar unos minutos para discutirlo. Luego, a medida que se avance, se debe agregar el “por qué” en la parte superior de cada documento, gráfico, canal Slack y diapositiva relacionada con el proyecto, a fin de reforzarlo.

Priorizar sin piedad, declinar con compasión

Para priorizar a medio y largo plazo, nada supera el marco de los Objetivos y Resultados Clave, (OKRs, por sus siglas en inglés) liderado por Google. Como equipo, se definirán dos o tres objetivos de alto nivel, a perseguir. Estos objetivos son las “grandes rocas” en sí mismas, o componentes de una sola gran roca. Para cada objetivo, se definirán dos o tres resultados medibles, que, si se logran, indicarán que se está en el camino correcto. Luego, a lo largo del trimestre o del año, se evaluará y puntuará el avance respecto a los resultados clave. Cuando se establecen en un documento compartido, los OKRs se convierten en un referente para que el equipo se remita a ellos a la hora de presentar nuevas solicitudes o ideas. Si la actividad fomenta uno de los objetivos, se debe encontrar la manera de hacer espacio para esto. Si no, se declina amablemente el asumirlo ahora mismo, pero, considerando revisar la idea, más adelante.

Otra técnica útil es la “matriz de Eisenhower”. Es una cuadrícula de dos por dos que permite clasificar todo el trabajo en la lámina y en el atraso que haya, según la urgencia y la importancia. (Porque, ¿quién no ama la cuadrícula de dos por dos?) Se usa cuando se aborda el atraso en el trabajo del equipo, lo cual, en un mundo ideal, se hace cada mes aproximadamente, y para evaluar el trabajo ad hoc a medida que va surgiendo.

Fomentar una cultura de equipo orientada hacia el enfoque

Las reuniones, el chat y el correo electrónico son elementos esenciales de colaboración para la mayoría de los equipos de trabajadores del conocimiento. También son asesinos de la concentración. Los gurús de la productividad nos imploran que reservemos tiempo específicamente para revisar el correo electrónico, y que también lo dejemos de lado, para poder tener períodos prolongados de trabajo con alta concentración. ¿Cuál es la mayor razón por la que se ignora ese consejo? No sentir que se tiene permiso de ignorar el correo electrónico durante horas. Igual sucede en el caso de pausar las notificaciones del chat.

Así que, como equipo, debemos acordar cuán rápido se espera una respuesta del otro, y un plan de contingencia para cuando necesitemos la atención inmediata entre nosotros. Por ejemplo, podríamos decidir que los correos electrónicos y los mensajes de chat deben ser contestados en tres horas, con una llamada telefónica o un toque en el hombro como señal de emergencia. Disponer de este acuerdo es crucial, sobre todo para los equipos distribuidos. Con frecuencia, los trabajadores remotos se preocupan de que sus compañeros de equipo piensen que se escabullen si no responden inmediatamente. Por lo tanto, lo hacen de inmediato, pero a costa de su propia productividad.

En cuanto a las reuniones, establecer de mutuo acuerdo bloques programados de tiempo libre de reuniones (a veces llamados “tiempo bloqueado”). Muchos equipos en Atlassian tienen un “día de hacer nada” cada semana, en el que no programan ni aceptan invitación a reuniones. Incluso hay rumores de que algunos equipos de Google han acordado no interrumpirse mutuamente antes del mediodía; sin reuniones, sin toques en el hombro, nada. Incluso, destinar una mañana por semana a un trabajo profundo, es un buen comienzo.

Compartir la responsabilidad el uno con el otro

La gente no le da suficiente crédito al trabajo cotidiano. Claro, es una forma rápida de obtener actualizaciones de estado, pero también es un delicado mecanismo de responsabilidad. A medida que cada persona comparte su evolución desde su última vez y planifica para el día actual, el gerente o jefe de proyecto tiene la oportunidad de asegurarse de que todos se enfoquen en el trabajo más importante y de ayudar a corregir el rumbo, de ser necesario. Para los equipos ágiles, la sesión de planificación de estrategias, puede contribuir al mismo propósito, y de una manera más proactiva, para empezar.

Consejos para el dominio de la atención para individuos

Por supuesto, todo esto será en vano si los miembros del equipo no ponen en práctica el dominio de la atención, como individuos. Así que, a continuación, hay algunos consejos:

• Configurar el estado de chat en “no molestar”, cuando se requiera un tiempo ininterrumpido de concentración.

• Guardar el teléfono o silenciarlo mientras se trabaja.

• Cerrar todas las pestañas innecesarias del navegador, así como las aplicaciones del ordenador, cuando se precise concentración.

• Tomar descansos a lo largo del día, en los que no se mire en absoluto a una pantalla.

• Revisar las noticias, los medios de comunicación social, el correo electrónico personal, o cualquier otra información, entre las
tareas, no en medio de ellas.

• Si un nuevo elemento de la lista de tareas surge durante un trabajo de alta concentración, debe escribirse en un papel (¡evitar cambiar lo que se ve en la pantalla!) y retomarse más adelante.

En última instancia, el dominio de la atención -y la autodisciplina que requiere- viene del interior. Probando una vez más que la tecnología que alimenta nuestro estilo de vida moderno es, a partes iguales, bendición y maldición.

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