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Cómo otorgarle tiempo libre a los empleados durante la pandemia

Por: Financiero 30 Ago 2021

Ahora que muchos empleados trabajan desde casa al menos una parte del tiempo, el tema del tiempo libre remunerado (PTO, por sus siglas en inglés) se ha vuelto más complicado que nunca. Los directivos tienen que lidiar con los horarios híbridos junto con el PTO, y es mucho lo que está en juego para conseguirlo: El verano ha sido testigo de lo que se ha denominado la Gran Dimisión, en la que un elevado número de trabajadores ha renunciado a empleos que, en su opinión, ya no se adaptan a sus necesidades.


Cómo otorgarle tiempo libre a los empleados durante la pandemia
Desde el tiempo libre remunerado hasta el trabajo desde casa, así es como los directivos pueden manejar una avalancha de solicitudes sin perder la calma

Redacción El Financiero

Ahora que muchos empleados trabajan desde casa al menos una parte del tiempo, el tema del tiempo libre remunerado (PTO, por sus siglas en inglés) se ha vuelto más complicado que nunca. Los directivos tienen que lidiar con los horarios híbridos junto con el PTO, y es mucho lo que está en juego para conseguirlo: El verano ha sido testigo de lo que se ha denominado la Gran Dimisión, en la que un elevado número de trabajadores ha renunciado a empleos que, en su opinión, ya no se adaptan a sus necesidades.

Las distintas empresas están abordando la nueva era del trabajo de diferentes maneras. Microsoft permite a sus empleados trabajar desde casa la mitad del tiempo, mientras que Twitter ha decidido que el regreso a la oficina sea completamente opcional. Y hasta hace poco, el CEO de Apple, Tim Cook, planeaba exigir a los trabajadores que volvieran a la oficina los lunes, martes y jueves, con la opción de trabajar desde casa los miércoles y viernes, con la aprobación del director. La dirección también estableció un beneficio de dos semanas al año de “trabajo desde cualquier lugar”. Sin embargo, la empresa no va a reincorporar a los empleados hasta enero de 2022, como mínimo.

Además, las solicitudes de PTO están aumentando, pues los trabajadores, agotados y exhaustos, se apresuran a tomar las vacaciones que han tenido que posponer durante más de un año. Una encuesta de la consultora Korn Ferry reveló que el 79% de los profesionales decidió utilizar más días de vacaciones en 2021, y el 46% manifestó que se tomaría vacaciones más largas que en años anteriores.

Hacer malabarismos con estas solicitudes puede resultar abrumador para los directivos de las empresas, que, por supuesto, también se están adaptando a sus propias nuevas modalidades de trabajo. He aquí algunos consejos, extraídos de un artículo de Fast Company, los cuales son útiles para conseguir un balance de todas estas partes en movimiento de una manera que sea saludable para los líderes, pero que también ofrezca a los empleados lo que desean.

Agilizar el proceso
Las solicitudes de tiempo libre y trabajo a distancia pueden llegar de muchas formas: Correo electrónico, Slack, mensaje de texto, chat personal, y la lista se extiende. También existe el problema del plazo, como cuando los empleados solicitan a última hora o en días que suelen coincidir. El hecho de que todas estas solicitudes lleguen desde diferentes direcciones puede ser la gota que colma el vaso de un directivo ya abrumado.

En lugar de ello, hay que establecer algunas directrices. Implemente un sistema único para las solicitudes de tiempo libre; mi empresa ofrece formularios de solicitud de PTO que simplifican el proceso. Pero sea cual sea el método que se elija, hay que asegurarse de que es igual de eficaz tanto para los que están en la oficina como para los que trabajan desde otro lugar (así que ya no habrá aprobaciones ad hoc tramitadas verbalmente en la sala de descanso).

Como directivo, ordene que las solicitudes se hagan con cierto tiempo de antelación, dando al equipo el tiempo suficiente para que pueda planear cómo se cubrirán las ausencias. Las herramientas de automatización pueden facilitar las interrupciones del flujo de trabajo mientras los empleados están inactivos, eliminando las conjeturas y contribuyendo a la eficiencia tanto del equipo que cubre las ausencias como de los que se ponen al día al volver de su permiso.

Poner fin a las políticas de “úsalo o piérdelo”
Muchas empresas exigen a los empleados que utilicen su tiempo libre en un determinado periodo, por lo que los trabajadores lo reservan todo para utilizarlo en un solo momento. Sin embargo, suspender esta norma dará a los empleados más oportunidades de utilizar su PTO, lo que implica que serán menos propensos a apresurarse, explicó Ben Lamarche, director general de la empresa de contratación de ejecutivos Lock Search Group, a la Society for Human Resource Management.

Una organización, Gavi, optó por retirar el “úsalo o piérdelo” durante todo el año 2021, lo que supone que los excesos más allá de los 10 días habituales no resultarán en la pérdida de días. El personal puede entonces utilizar sus vacaciones acumuladas desde 2020-21 hasta principios de 2022, momento en el que se reanudará el período de 10 días. Este tipo de ajustes temporales puede ser una buena manera de dar al personal el tiempo libre que necesita antes de reevaluar la situación en el futuro.

Fomentar el trabajo en equipo
Ciertas temporadas, como los días festivos importantes y los meses de verano, suelen crear un caos de PTO. En lugar de luchar por complacer a todos, emplee una comunicación abierta para resolver los conflictos de planificación como equipo.

Si los empleados están al tanto de los planes de sus colegas de tomarse un tiempo libre o de trabajar a distancia, pueden reunirse para diseñar un calendario que satisfaga las necesidades de todos.

Mindi Cox, vicepresidenta senior de personal y trabajo excelente en O.C. Tanner, declaró a HR Dive que, aunque algunas personas tendrán necesidades inflexibles, normalmente el equipo puede llegar a una resolución que funcione para todos. “Creo sinceramente que los equipos pueden resolver sus propios problemas cuando se trata de una expectativa”, afirmó, y añadió que su primer paso es reunir a los miembros del equipo y pedirles que ayuden colectivamente a resolver el problema.

Tomar un descanso
Los estudios han revelado que el agotamiento a raíz de la pandemia se ha disparado. Trabajar desde casa ha llevado a muchos empleados a pasar más horas frente a sus computadores, muchas veces mientras hacen frente a las responsabilidades del hogar y el cuidado de los niños. Como directivo, probablemente haya dedicado mucho tiempo a transmitir la importancia de tomarse tiempo para recargarse. Pero, más que decirlo, sus empleados directos deben ver que usted también lo hace.

“Es muy importante que los directivos marquen la pauta”, explica a Harvard Business Review, Monique Valcour, profesora de gerencia en la Escuela de Negocios EDHEC de Francia. “He oído a muchos directivos decir: ‘Apoyo un estilo de vida saludable para mi personal, solo que yo, particularmente, soy un adicto al trabajo'”. Pero no tomarse tiempo libre envía el mensaje a su personal de que se espera que ellos también trabajen constantemente. La realidad es que todos necesitan un descanso, incluido usted.

Aprender a lidiar con los horarios híbridos es un reto al que habrá que acostumbrarse. Automatice lo que pueda, sea transparente y dé a su equipo -y a usted mismo- todas las oportunidades para adaptarse y tener éxito.

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