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Primeros pasos hacia la digitalización

Por: Financiero 21 Jun 2021

El panorama de las pymes en LatAm puede parecer desalentador. La gran mayoría de ellas no sobreviven más allá de sus dos primeros años, a pesar de que los latinos han demostrado ser emprendedores laboriosos y resilientes. Pero debido a su pequeño tamaño y poca experiencia, las pymes son tremendamente vulnerables a las situaciones de incertidumbre y desacomodos económicos.


Primeros pasos hacia la digitalización
Automatizar y optimizar los procesos de una pequeña empresa se traducirá en un ahorro de recursos y esfuerzos. ¿Cómo empezar?

Rehtse Terán

El panorama de las pymes en LatAm puede parecer desalentador. La gran mayoría de ellas no sobreviven más allá de sus dos primeros años, a pesar de que los latinos han demostrado ser emprendedores laboriosos y resilientes. Pero debido a su pequeño tamaño y poca experiencia, las pymes son tremendamente vulnerables a las situaciones de incertidumbre y desacomodos económicos.

Para contribuir a la eficiencia (y sobrevivencia) de las pymes latinas, en esta ocasión proponemos algunas perspectivas sobre la automatización y digitalización. A través de las herramientas tecnológicas disponibles, es posible facilitar (y alargar) la vida de las pequeñas empresas y emprendimientos.

Y es que a pesar del duro trabajo de millones de pequeños empresarios y sus empleados, sus iniciativas son propensas a fracasar. Pero rescatemos un concepto utilizado por el ingeniero y blogger Timo Kiander para titular su libro de 2015: work smarter, not harder.

Trabaje más inteligentemente, no más duro. Explore y dé los primeros pasos para automatizar sus procesos, y crearse una sólida reputación digital en los tiempos que corren. Consideremos algunos puntos de partida.

Invertir en automatización para redirigir esfuerzos
La automatización consiste en convertir ciertos procesos en movimientos automáticos, para disminuir el tiempo invertido en tareas frecuentes y tediosas, como responder a clientes o a emails. Con esto, la idea es dedicar tiempo y energías en tareas que sean de más provecho, acelerando el crecimiento del negocio.

Al momento de decidir dar el paso hacia la automatización, es importante definir qué tareas son repetitivas y monótonas, pero al mismo tiempo, imprescindibles para los procesos productivos. También es importante medir los resultados, para comprobar cuánto tiempo y dinero se está ahorrando.

Lo ideal, por tanto, es hacerlo en procesos que no varíen casi nada en su operación. Una pyme debería darle prioridad a aquellos procesos que reporten mayor beneficio al automatizarlos, y que esta transición hacia lo automático sea sencilla. Veamos algunas áreas donde se puede empezar:

1 Nóminas y desembolsos
En la práctica, casi todas las transacciones de una empresa pueden ser automatizadas, gracias a las herramientas digitales ofrecidas por los bancos. Una pyme se beneficiaría de desembolsar de forma automática los pagos de la nómina y de los proveedores. Lo que restaría sería revisar los estados bancarios, para verificar que las operaciones hayan tenido lugar.

2 Servicio al cliente
Aunque es posible implementar respuestas automáticas y robots, algunas consultas pueden ser delicadas. En cambio, tener herramientas automáticas que centralicen y organicen a las personas que contactan al negocio, sea por teléfono, el buzón del sitio web, o redes sociales, pueden aportar en gran medida.

De esta manera, al centralizar esos contactos, se emitirá un registro de cada interacción con los clientes en un solo lugar; con esto se ahorraría mucho tiempo cuando se quiera buscar y consultar un caso, accediendo a la información completa, y teniendo la posibilidad de monitorear y entender mejor cómo la empresa está tratando a los clientes.

3 Email marketing
Las soluciones en esta área son un importante multiplicador de esfuerzos. A través de herramientas CRM es posible generar prospectos, hacerles seguimiento, convertirlos en clientes, y gestionar la relación con cada uno de ellos.

De esta forma, se puede automatizar el envío de un correo para todas las personas registradas en su web, otro para los que escriban en el buzón de contacto, otro para quienes hagan recompra en su tienda online, otro que alerte sobre el vencimiento de un producto o servicio e invite a renovarlo… las posibilidades se adaptan a las necesidades.

4 Analítica
De tener un sitio web, blog o tienda en línea, lo más probable es que, por defecto, tengan incorporada una herramienta de analítica web, cuya función es recopilar datos sobre el comportamiento de quienes visitan el sitio, que ayudan a mejorar la experiencia. Sin embargo, analizar esa data puede consumir mucho tiempo.

Para facilitar el proceso, existen herramientas que crean reportes automatizados, con la data clasificada según los criterios que se le indiquen. Dichos reportes vendrán con una frecuencia estipulada, y reducen la cantidad de tiempo dedicada a analizar esa gran cantidad de datos.

Tres áreas para abordar la digitalización
La digitalización trae nuevas maneras de trabajar, que hacen más eficiente a una pyme, y le ahorran esfuerzos a sus empleados. Además, en los tiempos que corren, es un paso casi obligado, debido a que los clientes tienen nuevas exigencias en el área de las comunicaciones, las relaciones y las ventas. A pesar de tener eso en claro, ¿por dónde se puede empezar?

En primer lugar, es necesario establecer un plan de digitalización, con objetivos claros. Esto pasa por definir las necesidades prioritarias que deben ser cubiertas. Por otro lado, es importante no perder de vista que la tecnología es un medio, no un fin. No se trata de hacerlo por hacerlo, sino de fortalecer a la pyme y optimizar sus operaciones a través de la tecnología.

Teniendo esto claro, tres áreas son perfectas para abordar la digitalización, y pueden mejorarse sensiblemente: la mejora de ventas, la mayor productividad, y un mayor ahorro y control.

Específicamente, mejorar las ventas y la relación con los usuarios debe ser un objetivo principal de cualquier empresa, y se puede echar mano de medios digitales para lograrlo. Incorporar cada vez más canales de atención es una necesidad para las pymes actuales, sea por redes sociales, sitios web, chats, o Whatsapp. A la par, no hay que perder de vista el marketing online y el ecommerce, ítems casi obligatorios para que un negocio prospere en 2021 y más allá.

La mayor productividad lleva implícita la necesidad de ser más eficientes. En el mercado existen apps de gestión, que hacen más sencilla y segura la operación cotidiana en una pyme. Al ahorrar tiempo y esfuerzos, y proveer servicios mejores y más rápidos, los clientes lo notarán y lo sabrán retribuir.

Y por último, el ahorro y el control de los procesos en una empresa es un objetivo deseable. Para lograrlo, es preciso asegurarse una buena conectividad fija y móvil, para poder usar plataformas de cloud computing que favorezcan una gestión fiable, segura y efectiva. Esto también apoyaría la automatización de procesos.

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