MANAGEMENT

El buen manejo del tiempo requiere de tres habilidades

Redacción El Financiero

El desvío de los proyectos, los retrasos en las fechas de entrega y una lista de tareas que parece ser cada vez más larga, son experiencias muy comunes tanto en la vida diaria como en el trabajo. Con los propósitos del año sobre nosotros, mucha gente está tratando audazmente de cumplir con las metas de “manejar mejor el tiempo”, “ser más productivo” y “concentrarse en lo que importa”, dice un artículo de Erich C. Dierdorff, profesor de administración y espíritu empresarial en la Richard H. Driehaus College of Business de la DePaul University, publicado en Harvard Business Review.

Los objetivos de desarrollo como estos son, en efecto, importantes para el éxito profesional. No hay que buscar más allá de las encuestas a gran escala que rutinariamente encuentran las habilidades de administración del tiempo entre las habilidades más deseadas, pero al mismo tiempo entre las más raras de encontrar.

Entonces, ¿cómo nos convertimos en mejores administradores del tiempo? Ciertamente no hay escasez de consejos, libros y blogs, herramientas y apps, todos creados para impulsar la gestión del tiempo con un montón de herramientas listas para aplicar. Sin embargo, la realidad más frustrante para las personas que intentan mejorar su gestión del tiempo es que, por muy eficaces que sean estas herramientas, es poco probable que funcionen.

En pocas palabras, estos instrumentos presuponen el conjunto de aptitudes esenciales de una persona, pero las aptitudes que comprenden la gestión del tiempo preceden a la efectividad de cualquier herramienta o aplicación.

Por ejemplo, ¿alguien esperaría seriamente que la compra de un buen juego de cuchillos, un equipo de cocina de alta gama e ingredientes frescos convierta instantáneamente a alguien en un chef cinco estrellas? Ciertamente no. Del mismo modo, es poco probable que el uso de una aplicación de cronograma sin las habilidades de gestión del tiempo necesarias produzca resultados positivos en dicha gestión.

Afortunadamente, hay una gran cantidad de investigaciones que profundizan en las habilidades que sustentan la gestión del tiempo. Aquí, la gestión del tiempo se define como el proceso de toma de decisiones que estructura, protege y ajusta el tiempo de una persona a las condiciones ambientales cambiantes.

Habilidades que separan el éxito de la gestión del tiempo del fracaso:


Conciencia: pensar de forma realista sobre el tiempo al comprender que es un recurso limitado.

Disposición: Diseñar y organizar sus metas, planes, horarios y tareas para utilizar el tiempo de manera efectiva.

Adaptación: Vigilar el uso del tiempo mientras se realizan las actividades, lo que incluye ajustarse a las interrupciones o a los cambios de prioridades.

De estas tres habilidades, la disposición es probablemente la más familiar, especialmente si se considera que la mayoría de las aplicaciones y herramientas se ocupan de la programación y la planificación. Sin embargo, no existe el mismo reconocimiento generalizado de la conciencia y las habilidades de adaptación. Esto plantea cuestiones clave sobre cómo fortalecer estas habilidades desde una perspectiva de desarrollo: ¿Son igualmente importantes? ¿Son algunas más difíciles de dominar? Y, ¿son algunas más raras que otras?

Medición de las habilidades de gestión del tiempo


Para responder a estas preguntas, fueron examinados los resultados de más de 1.200 personas que participaron en una microsimulación de 30 minutos diseñada para evaluar objetivamente las habilidades de administración del tiempo. A los participantes se les dio el papel de un diseñador independiente, y tuvieron que gestionar tareas y relaciones con clientes y colegas dentro de una plataforma de comunicación completa con e-mails, mensajes instantáneos, archivos de disco en la nube, etc. Los problemas que tuvieron que enfrentar incluyeron el lidiar con conflictos de horarios, priorizar las demandas de los clientes y decidir cómo usar (o no usar) su tiempo.

Las pruebas revelaron varias conclusiones convincentes


En primer lugar, las tres habilidades tenían la misma importancia para el desempeño general de la gestión del tiempo. Por lo tanto, sólo mejorando la planificación y la agenda (es decir, la capacidad de organización) se ignoran dos tercios de la competencia necesaria para administrar efectivamente el tiempo. Esto podría explicar por qué es tan decepcionante probar una nueva herramienta y luego sentir que nunca hemos movido realmente la aguja para ser grandes administradores del tiempo en general.
En segundo lugar, las personas lucharon más con las habilidades de conciencia y adaptación, donde los resultados de las evaluaciones fueron en promedio un 24% más bajos que para las habilidades de disposición. Esta evidencia sugiere que la conciencia y la adaptación no sólo son habilidades más raras, sino que son más difíciles de desarrollar naturalmente sin intervenciones directas. Además, las habilidades de conciencia fueron el principal impulsor de lo bien que las personas evitaron la procrastinación y las habilidades de adaptación fueron el principal impulsor de lo bien que priorizaron las actividades.
En tercer lugar, los resultados fueron contrarios a las advertencias populares sobre las virtudes o los perjuicios de la capacidad de realizar varias tareas a la vez. En una encuesta realizada después de la simulación se preguntó qué opinaban los encuestados sobre la realización de múltiples tareas. Las pruebas revelaron que sus preferencias por la multifuncionalidad (lo que los académicos llaman “policronicidad”) en realidad no guardaban relación con las habilidades de gestión del tiempo. El hecho de que las personas administraran bien o mal su tiempo no tenía nada que ver con sus preferencias por la realización de múltiples tareas. Así pues, es poco probable que la amplia atención que con tanta frecuencia prestan al “multitasking” los que ofrecen técnicas de gestión del tiempo tenga un éxito real.


En cuarto lugar, la evidencia fue muy clara en cuanto a que las personas no son en absoluto precisas en la autoevaluación de su capacidad de gestión del tiempo.
Cómo mejorar sus habilidades de administración del tiempo

  1. Construir una autoconciencia precisa de sus habilidades de gestión del tiempo. Esto puede lograrse utilizando evaluaciones objetivas como una microsimulación, buscando retroalimentación de otros, como sus compañeros o su jefe, o estableciendo una línea base de comportamientos contra los cuales medir las mejoras.
  2. Reconocer que las preferencias importan, pero no cómo piensa. La autoconciencia de las preferencias de uno mismo o la personalidad relacionada con el manejo del tiempo, como el “multitasking” o la proactividad, puede profundizar la comprensión de dónde usted podría tener dificultades a medida que sus esfuerzos de cambio van en contra de sus hábitos actuales. Pero recuerde que las habilidades, no la personalidad, son los atributos personales más maleables y proporcionan el mayor retorno de la inversión en los esfuerzos de automejora.
  3. Identifique y priorice la habilidad que necesita para mejorar. Aunque esto suena obvio, el punto clave aquí es evitar la automejora que es “de una milla de ancho, pero de una pulgada de profundidad”, en donde los esfuerzos se esparcen demasiado a través de un número excesivo de necesidades. Lo mejor es priorizar su desarrollo de habilidades centrándose primero en la necesidad más apremiante y pasando luego a la siguiente.
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